Типичная история небольшой фирмы: в конце квартала бухгалтер собирает папку и возвращает менеджеру пачку бумаг с пометками. В акте не та дата, в УПД перепутан ИНН, накладная без подписи кладовщика, а счёт выставлен на старое название компании. Поставщик уже не отвечает или отвечает через неделю, исправленные документы приходят после сдачи отчётности. Всего этого можно было избежать, если бы бумаги проверили в тот день, когда их получили. Разбираемся, на что смотреть и как сделать проверку привычкой, а не авралом.
Почему ошибки в первичке стоят денег
Первичные документы — основа и бухгалтерского, и налогового учёта. По ним списывают расходы, принимают к вычету НДС, подтверждают, что товар действительно получен, а работа выполнена. Если документ оформлен с ошибками, налоговая может не принять расходы или вычет, а в споре с контрагентом такой документ становится слабым доказательством.
Закон о бухгалтерском учёте называет обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дату составления, наименование организации, которая его составила, содержание хозяйственной операции, её величину в натуральном или денежном выражении с единицами измерения, должности и подписи ответственных лиц. Отсутствие любого из них — уже повод вернуть бумагу на исправление.
Что проверять в каждом документе
Удобно идти по документам в том порядке, в каком они обычно приходят: счёт, затем накладная или акт, затем УПД, если поставщик работает с ним.
- Счёт. Реквизиты продавца и покупателя, банковские реквизиты для оплаты, номер договора, наименования и количество, ставка НДС. Особенно внимательно смотрите на расчётный счёт: если он отличается от прежнего, уточните у поставщика по телефону, а не по ответному письму.
- Накладная. Проверка накладных начинается со сверки количества с фактически принятым товаром. Затем подписи сдавшего и принявшего, дата отгрузки, печать или доверенность, если её требует ваш порядок приёмки.
- Акт выполненных работ. Перечень работ должен совпадать с договором или заявкой, период — с реальными сроками, сумма — со счётом. Размытая формулировка вроде «консультационные услуги» без расшифровки часто вызывает вопросы у проверяющих.
- УПД. Универсальный передаточный документ объединяет счёт-фактуру и первичный документ. Обратите внимание на статус: «1» означает, что документ служит и счётом-фактурой, «2» — только передаточным документом, и вычет НДС по нему не получить.
Типичные ошибки в УПД, актах и счетах
Ошибки в УПД чаще всего технические, но последствия у них вполне ощутимые. Список ниже собран из того, что бухгалтеры возвращают чаще всего:
- неверный ИНН или КПП покупателя, особенно после переезда или смены адреса;
- сумма в документе не совпадает с суммой в счёте или договоре;
- дата акта раньше даты фактического окончания работ;
- не заполнена строка с должностью и подписью ответственного лица;
- наименование товара в УПД отличается от наименования в договоре или спецификации;
- арифметика: цена, умноженная на количество, не даёт итоговую сумму строки.
Отдельный случай — несколько документов по одной сделке, которые противоречат друг другу. Накладная на сто единиц, акт на девяносто пять, счёт на сто. По каждому документу в отдельности всё правильно, а вместе они создают проблему.
Порядок проверки за десять минут
- Получив пакет документов, сразу сложите вместе всё, что относится к одной сделке: договор или заявку, счёт, накладную или акт, УПД.
- Сверьте реквизиты обеих сторон с карточкой контрагента и своей карточкой организации.
- Проверьте суммы и количество во всех документах сделки между собой.
- Посмотрите на даты: отгрузка, оказание услуги, подписание должны идти в логичном порядке.
- Проверьте подписи и расшифровки, а для УПД — статус документа.
- Всё, что не сходится, сразу отправьте поставщику с просьбой исправить, пока сделка свежа в памяти у обеих сторон.
Если документов десятки в месяц, вручную это утомительно, и внимание к концу пачки падает. Здесь пригодится проверка первичных документов в Умнетикс Документы: загружаете сканы или файлы счетов, актов и накладных, и помощник находит расхождения в реквизитах, суммах и датах между документами одной сделки, а при желании собирает реестр в таблицу Excel. Это не заменяет бухгалтера, а снимает с него рутину: окончательно решает, принимать ли документ, всё равно человек.
Как сделать проверку привычкой
Самое действенное правило простое: не подписывать и не оплачивать ничего, что не прошло проверку. Договоритесь в команде, кто отвечает за приёмку документов, и введите короткий чек-лист из пунктов выше. Храните первичку по сделкам, а не по типам документов — так противоречия видны сразу. Для тех, кто хочет разгрузить себя и в других бумажных задачах, есть сервис Умнетикс Документы со сверкой с выпиской банка и проверкой договоров.
Частые вопросы
Можно ли исправить ошибку в документе самостоятельно?
Нет, исправления в первичке вносит тот, кто её составил, с датой и подписью, либо выпускает исправленный документ. Ручные правки на своей стороне не имеют силы.
Как быстро нужно проверить счёт и акт?
Лучше в день получения или до оплаты. Чем позже обнаружена ошибка, тем сложнее добиться исправления.
Нужна ли печать на первичных документах?
Обязательной печати для большинства организаций сейчас нет, но если она предусмотрена договором или вашим внутренним порядком, проверяйте и её.
Что делать с документом, который поставщик отказывается исправлять?
Зафиксируйте отказ письменно и обсудите ситуацию с бухгалтером: иногда проще не учитывать спорную сумму, чем рисковать при проверке.
