Когда организуется офлайн-мероприятие с ограниченным числом участников в каждом временном слоте — например, экскурсия, фотосессия, приём у врача, личная консультация, пробный урок, дегустация или мастер-класс — становится важным не просто собрать регистрацию, но и грамотно распределить гостей по времени. При этом нужна оперативность, автоматизация и отсутствие накладок. Идеальный инструмент для этого — чат-бот с возможностью бронирования по расписанию.
Чат-бот в мессенджере справляется с задачей без сайта, без звонков, без лишней координации. Пользователь выбирает удобное время, бот фиксирует бронь, показывает оставшиеся места, и вся система работает автоматически.
Почему такой сценарий востребован
– нельзя пускать всех в один момент (ограничения по вместимости, персонализированный подход и т. п.)
– организатору важно исключить двойные бронирования
– участникам нужно видеть свободные окна и бронировать без ожидания
– нужен быстрый канал связи, если произошли изменения
Всё это делает чат-бот незаменимым помощником.
Как работает сценарий бота поэтапно
1. Приветствие и объяснение условий
Пользователь запускает бота по ссылке или QR-коду. Бот приветствует его и объясняет:
– что за мероприятие
– сколько длится сеанс
– сколько участников в одном временном окне
– зачем нужно заранее записаться
2. Выбор временного интервала
Бот показывает доступные слоты, например:
– 10:00–10:30 (ещё 2 места)
– 10:30–11:00 (мест нет)
– 11:00–11:30 (ещё 1 место)
После нажатия нужного варианта бот проверяет актуальность и, если место есть, предлагает подтвердить бронь.
3. Подтверждение и сбор данных
Бот уточняет:
– имя
– телефон (при необходимости)
– email или мессенджер для напоминания
– согласие на правила (при необходимости)
После подтверждения бот бронирует слот и показывает финальное сообщение:
«Спасибо! Вы записаны на 11:00. Мы напомним вам за день и за час до начала.»
4. Уведомления и напоминания
Бот автоматически отправляет напоминания:
– за день до события
– за час
– за 10 минут (по желанию)
Если нужно — включает кнопку «отменить запись», чтобы освободить слот.
5. Управление с админской стороны
Организатор видит:
– список записавшихся
– свободные и занятые слоты
– контакты участников
– возможность вручную корректировать расписание
Данные можно автоматически экспортировать в Google Таблицы, Excel, CRM или получать уведомления в Telegram.
Пример использования
Представим, что проводится бесплатная фотосессия для клиентов компании. Каждый человек может прийти в строго отведённое 30-минутное окно. Бот:
– предлагает выбрать дату и время
– бронирует слоты
– не допускает превышения по количеству участников
– отправляет инструкции и напоминания
– помогает организатору избежать хаоса
Или — бизнес-консультация. У консультанта 8 окон по 30 минут. Бот берёт всю запись на себя, освобождая менеджера от рутинной работы.
Как создать такой сценарий
На BotMan.pro доступен визуальный редактор, в котором можно построить полноценную логику записи по времени:
– настройка расписания и лимитов
– учёт уже занятых слотов
– напоминания и отмена
– интеграции с внешними сервисами
Платформа работает в популярных мессенджерах — Telegram, WhatsApp, VK — и не требует программирования. В результате пользователь сам выбирает удобное время, а организатор экономит часы на координации.
Что важно предусмотреть
– Ограничения по количеству в каждом слоте
– Логику закрытия слота при достижении лимита
– Возможность отмены или переноса
– Отправку правил участия (например, «приходить за 5 минут до начала»)
– Резервный список на случай отмен
При написании статьи частично задействована информация с сайта botman.pro — сервис чат-бота для записи на мероприятие
Дата публикации: 21 апреля 2022 года
